Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter: Großzügigkeit mit Tücken

Warum gut gemeinte Gesten bei der nächsten GPLB teuer werden können

Die Weihnachtszeit naht, und viele Unternehmer möchten ihren Mitarbeitern für das vergangene Jahr danken. Ein verständlicher Wunsch – doch wer dabei die steuerlichen Spielregeln außer Acht lässt, erlebt bei der nächsten Lohnabgabenprüfung eine unliebsame Überraschung. Aus unserer Beratungspraxis wissen wir: Gerade die Freibeträge für Sachzuwendungen und Betriebsveranstaltungen gehören zu den aktuellen Prüfungsschwerpunkten der ÖGK und des Finanzamtes.

Die rechtlichen Eckpfeiler: Was wirklich gilt

Das österreichische Einkommensteuergesetz (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG 1988) ermöglicht Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendungen zukommen zu lassen. Die relevanten Freibeträge im Überblick:

Betriebsveranstaltungen: Der geldwerte Vorteil aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern ist bis zu einem Betrag von 365 Euro pro Mitarbeiter und Jahr steuerfrei. Dieser Betrag umfasst sämtliche Kosten: Location, Catering, Unterhaltungsprogramm, Transfers.

Sachzuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen: Zusätzlich können Sachgeschenke bis zu 186 Euro pro Mitarbeiter und Jahr abgabenfrei überreicht werden, wobei das ein Jahresbetrag ist. Wenn ein Unternehmer  seinen Mitarbeitern bereits zum Geburtstag im Mai einen Gutschein über € 100 geschenkt hat, bleiben für das Weihnachtsgeschenk nur noch € 86 übrig – auch wenn es auf der Weihnachtsfeier übergeben wird. Wichtig: Es handelt sich um einen Freibetrag, nicht um eine Freigrenze. Wird der Betrag überschritten, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig.

Dienst- und Firmenjubiläen: Für Sachzuwendungen anlässlich bestimmter Jubiläen (10, 20, 25, 30, 35, 40, 45 oder 50 Jahre) steht ein weiterer Freibetrag von 186 Euro zur Verfügung – unabhängig vom Freibetrag für Betriebsveranstaltungen.

Die tückischen Details: Wo Arbeitgeber regelmäßig scheitern

1. Bargeld ist tabu – ausnahmslos

Die Steuerfreiheit gilt ausschließlich für Sachzuwendungen. Bargeldgeschenke – auch kleine Beträge "für den Christbaum" – sind immer voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Das gilt auch für Geldgeschenke anlässlich von Jubiläen (sogenannte "Jubiläumsgelder"), die seit 1.1.2016 der Sozialversicherungspflicht unterliegen.

2. Die Gutschein-Falle

Gutscheine können als steuerfreie Sachzuwendung qualifizieren – aber nur unter strengen Voraussetzungen:

• Der Gutschein darf nicht in Bargeld ablösbar sein
• Bei Gutscheinen großer Online-Händler (etwa Amazon), über die auch Produkte von Drittanbietern erworben werden können, ist äußerste Vorsicht geboten: Diese werden von der Finanzverwaltung zunehmend als bargeldähnliches Zahlungsmittel eingestuft. Dies gilt derzeit zwar zwingend nur für Deutschland, es wäre aber nicht überraschend, wenn sich die österreichische Finanzverwaltung bald dieser Meinung anschließt.
• Zulässig sind hingegen: Gutscheine für bestimmte Geschäfte, Tankgutscheine (mit Warenbezug), Restaurant-Gutscheine, Streaming-Dienste mit begrenztem Angebot

3. Individuelle Belohnungen sind nicht begünstigt

Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass die Zuwendung allen Mitarbeitern oder sachlich abgegrenzten Mitarbeitergruppen zugutekommt. Eine individuelle Belohnung einzelner Mitarbeiter für besondere Leistungen fällt nicht darunter und ist steuerpflichtig.

Zulässige Gruppenbildung: alle Angestellten, alle Arbeiter, alle Außendienstmitarbeiter, gesamte Verkaufsabteilung.

Unzulässige Differenzierung: nach sozialen Merkmalen (nur Mitarbeiter mit Kindern), nach Hierarchie (nur Geschäftsführer und Prokuristen), nach individueller Leistung.

4. Keine verdeckte Gehaltsumwandlung

Eine steuerfreie Sachzuwendung darf niemals anstelle eines bestehenden oder künftigen Gehaltsanspruchs gewährt werden. Die "Umwandlung" eines individuellen Bonus in einen steuerfreien Gutschein ist ausdrücklich unzulässig und wird bei Prüfungen regelmäßig aufgegriffen.

GPLB-Prüfungen: Verschärfter Fokus auf Sachzuwendungen

Die Gemeinsame Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen (GPLB) durch ÖGK und Finanzamt findet in der Regel alle fünf Jahre statt. Aus unserer laufenden Beratungstätigkeit und dem Austausch mit Prüforganen ist uns bekannt, dass freiwillige Sachzuwendungen zu den bevorzugten Prüfungsfeldern gehören.

Warum gerade dieser Bereich?

Die Prüfung ist für die Behörden besonders effizient: Die Summe der Aufwendungen für Weihnachtsgeschenke und Betriebsveranstaltungen ist direkt aus dem Jahresabschluss ersichtlich (Konto "freiwilliger Sozialaufwand" oder ähnlich). Damit wissen die Prüfer sofort, wo sie ansetzen können.

Was geprüft wird:

• Einhaltung der Freibeträge: Wurden die 186 Euro bzw. 365 Euro pro Mitarbeiter eingehalten?
• Sachgeschenk oder Bargeldäquivalent: Sind die übergebenen Gutscheine tatsächlich als Sachzuwendung zu qualifizieren?
• Dokumentation der Übergabe: Gibt es Nachweise (Unterschriftenlisten), dass alle Mitarbeiter die Zuwendung erhalten haben?
• Gruppenerfordernis: Wurde die Zuwendung tatsächlich allen oder einer sachlich definierten Gruppe gewährt?
• Gehaltsumwandlung: Erfolgte die Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn?

Typische Feststellungen bei Prüfungen:

• Überschreitung des Freibetrags von 186 Euro ohne anteilige Lohnverrechnung
• Auszahlung von Bargeld "für den Christbaum" als angebliche Sachzuwendung
• Amazon-Gutscheine oder ähnliche universell verwendbare Gutscheine ohne Versteuerung 
• Individuelle "Dankeschön-Geschenke" an ausgewählte Top-Performer
• Fehlende Dokumentation der Geschenkübergabe

Kundengeschenke: Meist nicht absetzbar

Ein häufiges Missverständnis betrifft Geschenke an Kunden und Geschäftspartner. Diese gelten nach § 20 Abs. 1 Z 3 EStG grundsätzlich als nicht abzugsfähiger Repräsentationsaufwand.

Eine Ausnahme besteht nur für Werbeartikel mit eindeutigem Werbecharakter – also Kugelschreiber, Kalender, Feuerzeuge oder Weinflaschen mit Firmenlogo. Hier steht die objektive Werbewirkung im Vordergrund.

Hochwertige Geschenke an Kunden (edle Weine, Gourmetkörbe, Gutscheine) ohne Werbecharakter sind daher steuerlich nicht als Betriebsausgabe absetzbar – unabhängig davon, ob sie im Einzelfall als "üblich" gelten mögen.

Unsere Empfehlungen für die Praxis

1. Dokumentieren Sie sorgfältig

Führen Sie bei der Übergabe von Weihnachtsgeschenken Unterschriftenlisten. Dokumentieren Sie Art und Wert der übergebenen Sachzuwendung. Dies ist im Falle einer Prüfung Ihr wichtigstes Beweismittel.

2. Achten Sie auf die Gutscheinqualität

Verwenden Sie Gutscheine, die klar auf bestimmte Waren oder Dienstleistungen beschränkt sind und nicht in Bargeld ablösbar sind. Vermeiden Sie aus Vorsichtsgründen universell einlösbare Gutscheine großer Online-Händler.

3. Behalten Sie die Jahressumme im Blick

Werden im Laufe des Jahres mehrere Zuwendungen gewährt (Ostergeschenk, Betriebsausflug im Sommer, Weihnachtsgeschenk), müssen diese zusammengerechnet werden. Der Freibetrag von 186 Euro gilt pro Mitarbeiter und Jahr.

4. Vermeiden Sie individuelle Differenzierungen

Wenn Sie einzelne Mitarbeiter für besondere Leistungen belohnen möchten, tun Sie dies über das reguläre Gehalt oder Bonuszahlungen – nicht über vermeintlich steuerfreie "Geschenke".

5. Kein Bargeld – niemals

Auch wenn der Mitarbeiter "sich selbst etwas Schönes aussuchen" soll: Bargeld ist immer steuerpflichtig. Greifen Sie stattdessen zu Sachgeschenken oder zulässigen Gutscheinen.

Fazit: Großzügigkeit mit Augenmaß

Sachzuwendungen an Mitarbeiter sind ein bewährtes Instrument der Mitarbeiterbindung und können steuerlich begünstigt sein – wenn die Spielregeln eingehalten werden. Die Grenzen von 186 Euro für Sachgeschenke und 365 Euro für Betriebsveranstaltungen sind jedoch strikt, und die Prüforgane kennen die typischen Umgehungsversuche.

Angesichts der aktuellen Prüfungsschwerpunkte bei GPLB-Prüfungen empfehlen wir, die Handhabung von Sachzuwendungen in Ihrem Unternehmen kritisch zu überprüfen. Gerne unterstützen wir Sie dabei, eine rechtskonforme Lösung zu finden, die sowohl Ihre Mitarbeiter erfreut als auch vor bösen Überraschungen bei der nächsten Prüfung schützt.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Die dargestellte Rechtslage entspricht dem Stand Dezember 2025. Bei konkreten Fragen zu Ihrem Sachverhalt wenden Sie sich bitte an uns.